Diagnóstico de automatización · Informe

Pedidos que llegan por correo y WhatsApp y se pasan a mano al ERP

Ejemplo ficticio. La empresa, las cifras y los importes son inventados para enseñar el formato. Cada informe real se hace con los tiempos y los datos del cliente.

Cliente: Distribuidora de material eléctrico, 14 personas
Proceso: Entrada de pedidos
Sesión: 75 min con la responsable de pedidos y administración
Preparado por: Jonathan Cedeño

01Resumen

11,4 ha la semana en el proceso actual
≈ 8 ha la semana de ahorro estimado
4 semanasde plazo de la opción recomendada
≈ 6 mesespara recuperar la inversión

Entran unos 90 pedidos a la semana. Dos personas dedican 11,4 horas semanales a pasarlos al ERP, comprobarlos y confirmarlos, y cada mes hay unos 17 errores de referencia o cantidad que hay que corregir con el cliente ya esperando.

Recomiendo la opción A: leer automáticamente los pedidos de correo y WhatsApp y dejarlos como borrador en el ERP para validarlos con un clic. Ahorra unas 8 horas a la semana, se hace en 4 semanas y cuesta 3.850 € + IVA con el diagnóstico descontado.

02Alcance y método

Cuestionario previo sobre herramientas: correo de Google Workspace, WhatsApp Business en un móvil compartido, ERP con API y tarifa de precios en Excel.
Sesión de 75 minutos con quien hace el proceso, revisando 12 pedidos reales anonimizados.
Tiempos dados por el equipo y contrastados con los 12 pedidos de ejemplo.
Consulta al proveedor del ERP sobre su API de pedidos.

Fuera del alcance: la preparación en almacén y la facturación, que funcionan bien. No se ha accedido a ningún sistema en producción.

03El proceso actual

1Llega el pedidoCorreo (60 %), WhatsApp (30 %) o teléfono (10 %).
2Se transcribe al ERPReferencia a referencia, buscando cada código en el catálogo.4 min / pedido
3Se comprueban stock y precioEn otra pantalla del ERP y, a veces, en la tarifa en Excel.1,5 min / pedido
4Se confirma al clienteRespuesta escrita a mano por el mismo canal.1 min / pedido
5Almacén prepara el pedidoCon el albarán que imprime el ERP. Este paso funciona bien.

Pasos manuales que se repiten en cada pedido.

04Dónde se pierde tiempo

Tarea	Min. cada vez	Veces / semana	Horas / semana
Transcribir el pedido al ERP	4	90	6
Comprobar stock y precio	1,5	90	2,25
Confirmar al cliente	1	90	1,5
Corregir errores de referencia o cantidad	25	4	1,67
Total			11,4 h ≈ 525 h/año

El 70 % del tiempo está en la transcripción y la comprobación, que son casi idénticas en cada pedido: es lo que mejor se automatiza. Supera con margen el umbral de 3 horas semanales de la garantía.

05Opciones, ordenadas por impacto

A
Lectura automática de los pedidos de correo y WhatsApp
Recomendada
Un agente de IA lee cada pedido, identifica las referencias en vuestro catálogo, comprueba stock y precio y deja un borrador en el ERP. Una persona lo revisa y lo valida con un clic; el cliente recibe la confirmación automáticamente.
Ahorro
≈ 8 h/semana
Plazo
4 semanas
Coste
4.200 € + IVA
Riesgo Medio: pedidos escritos de forma informal. Nada entra en el ERP sin validación.
B
Portal de pedidos para clientes, conectado al ERP
Los clientes hacen el pedido desde un catálogo web con su tarifa y su stock. El pedido entra directamente en el ERP, sin transcripción.
Ahorro
3–6 h/semana
Plazo
6 semanas
Coste
6.800 € + IVA
Riesgo Alto: depende de que los clientes cambien de hábito. Se estima un 40–60 % de uso el primer año.
C
Confirmaciones automáticas y plantillas
Sin IA: el ERP envía la confirmación al crear el pedido y el equipo usa plantillas de respuesta. Es una mejora rápida, compatible con A.
Ahorro
≈ 1,5 h/semana
Plazo
1 semana
Coste
900 € + IVA
Riesgo Bajo.

06Recomendación y presupuesto cerrado

Opción A. Es la que más horas recupera, no depende de que vuestros clientes cambien nada y mantiene a una persona validando cada pedido. La opción C se puede sumar más adelante.

Semana 1Conexión con el buzón de pedidos, WhatsApp Business y el catálogo del ERP.
Semana 2Lectura de pedidos con IA y bandeja de validación para el equipo.
Semana 3Creación del pedido en el ERP y confirmación automática al cliente.
Semana 4Pruebas con dos semanas de pedidos reales anteriores, formación de 1 hora y puesta en marcha.

Proyecto, a precio cerrado: 4.200 €
Diagnóstico descontado: − 350 €
Total: 3.850 € + IVA

Pago: 50 % al empezar y 50 % en la entrega.
Incluye 30 días de corrección de errores. Después, mantenimiento opcional con cuota mensual fija y sin permanencia.
Servicios externos (IA, WhatsApp Business y alojamiento): unos 30–60 € al mes, según el volumen.
Presupuesto válido durante 30 días.

07Riesgos y datos personales

Riesgo	Cómo se cubre
Pedidos ambiguos o con referencias informales («lo de siempre»)	Bandeja de validación: el agente propone y una persona confirma. Los casos dudosos se marcan en rojo.
La API del ERP no permite crear pedidos	Comprobado en el diagnóstico con el proveedor del ERP. Plan B: importación de un fichero, con el mismo flujo.
Datos personales de los contactos de vuestros clientes (nombre, teléfono, correo)	Contrato de encargo del tratamiento, proveedor de IA con región UE que no entrena con vuestros datos, alojamiento en la UE y borrado de los mensajes a los 90 días.
Caída de WhatsApp Business o del proveedor de IA	Los pedidos siguen llegando como hoy y se transcriben a mano. Avisos automáticos si algo falla.
El equipo no se acostumbra al cambio	Formación de 1 hora y dos semanas en paralelo con el método actual antes de dejarlo.

08Siguientes pasos

1Llamada de 30 minutos para repasar este informe y resolver dudas.
2Si seguís adelante: firma del presupuesto y del contrato de encargo del tratamiento.
3Arranque la semana siguiente, con una demo grabada al final de cada semana.

09Anexo: el cálculo del ahorro

Pedidos automatizables (correo + WhatsApp)81 / semana

Tiempo actual en los pasos 2–46,5 min × 81 = 8,8 h

Validar cada borrador0,5 min × 81 = − 0,7 h

Corrección manual (10 % de los pedidos)6,5 min × 8 = − 0,9 h

Errores de transcripción (se estima la mitad)+ 0,8 h

Ahorro estimado≈ 8 h / semana · ≈ 368 h / año

Valor (coste por hora que da el cliente: 22 €)≈ 675 € / mes

Recuperación (3.850 € ÷ (675 − 45 € de servicios))≈ 6 meses

Año de 46 semanas laborables. Son estimaciones hechas con los tiempos que da el cliente, no mediciones.